¿Cómo generar un plan de acción exitoso?

Para crear un plan de acción poderoso, siempre es necesario empezar con un propósito, una visión o un objetivo claro en mente. Un plan de acción está diseñado para llevarte desde el punto en que te encuentres en este momento directamente hacia el logro de tu objetivo establecido.

1.   Elaborar tu plan.

-      Lleva un registro de todo. A medida que elabores tu plan de acción, toma nota de todo. Quizás te sea útil tener una carpeta con diferentes secciones en la que dividas los diferentes aspectos de tu proceso de planificación.

-     Determina lo que quieres hacer. Mientras menos claro seas con respecto a lo que quieres hacer, menos eficaz será tu plan. Intenta definir específicamente lo que quieres lograr con la mayor prontitud posible, de preferencia antes de empezar tu proyecto o mejora empresarial.

-     Sé específico y realista con tu planificación. Contar con un objetivo específico es solo el principio. Necesitas ser específico y realista en cada aspecto del proyecto, como al establecer horarios específicos y alcanzables, puntos de referencia y resultados finales tuyos y de las personas involucradas.

-     Establece puntos de referencia medibles. Los puntos de referencia marcan etapas significativas a lo largo del camino hacia el logro de tu objetivo final. Establece puntos de referencia con facilidad al comenzar desde el final (el logro del objetivo) y retroceder hasta el día y las circunstancias actuales.

-    Divide las tareas grandes en porciones más pequeñas y manejables. Algunas tareas o puntos de referencia podrían parecer más abrumadores que otros. Haz participes a las demás áreas involucradas, para que las tareas se vayan realizando en tiempo y forma.

-   Elabora listas programadas. Haz una lista de las tareas que necesitas completar para alcanzar tus puntos de referencia. Una lista por sí sola no será eficaz, pues debes escribirla en una línea de tiempo relacionada con acciones específicas y realistas que deseas abarcar.

-    Establece plazos para todo. Sin plazos específicos, tu trabajo definitivamente se expandirá para llenar el tiempo asignado y es posible que algunas tareas nunca lleguen a completarse.

-    Crea una representación visual. Una vez que hayas enumerado tus acciones y establecido una línea de tiempo específica, el siguiente paso será crear algún tipo de representación visual de tu plan. Para ello, podrías utilizar un diagrama de flujo, un diagrama de Gantt, una hoja de cálculo o algún otro tipo de herramienta comercial.

-   Marca las tareas a medida que los completes. Marcar las tareas a medida que las completas no solo te resultará gratificante, sino que también te ayudará a llevar un registro en caso de que olvides lo que ya has hecho y así motivarte y motivar a las áreas involucradas.

-  No te detengas hasta haber logrado tu objetivo final. Una vez que hayas establecido y compartido tu plan con el equipo (si es posible), y programado tus puntos de referencia, el siguiente paso será sencillo: adoptar acciones diarias para lograr tu objetivo.

-   Cambia la fecha si es necesario, pero nunca renuncies a tu objetivo. En ocasiones, pueden surgir circunstancias o eventos inesperados que interfieran con tu capacidad para cumplir con los plazos, completar las tareas y lograr tu objetivo.

2.       Maneja tu tiempo.

Independientemente de que sea una aplicación o un libro, necesitarás una agenda que te permita planificar tu tiempo por horas, cada día de la semana. Asegúrate de que sea fácil de leer y de utilizar o probablemente no harás un buen uso de ella.

Los estudios han demostrado que anotar las cosas de manera física (p.ej. con lápiz y papel) te hace más propenso a hacerla.  Es por ello que podría resultarte mejor utilizar un planificador físico que te permita planificar tu tiempo.

3.       Mantén la motivación.

Mantente positivo. Mantener el positivismo es fundamental para lograr tus objetivos. Cree en ti y en las personas que te rodean. Contrarresta los pensamientos negativos con afirmaciones positivas. Más aún cuando más de una persona participa en la creación del plan de acción.

Además de ser positivo, te será beneficioso rodearte de personas positivas. Las investigaciones han demostrado que, con el tiempo, adoptarás los hábitos positivos de aquellas personas con quienes pasas la mayor parte del tiempo, así que elige sabiamente a tu compañía.

4.       Identifica tus objetivos.

Escribe las cosas que deseas. Es importante reunirte con tu equipo, para escuchar los objetivos particulares y generales que tienen en mente, es particularmente útil si no estás totalmente seguro de lo que quieres hacer, pero tienes una idea de ello.

Plasmar tus objetivos de manera frecuente o cuando te surja alguno, en regularidad es una excelente forma de mantenerte en contacto contigo mismo y estar al día con tus sentimientos.

Puedes aplicar las mismas técnicas que te compartimos en la planificación e identificación de metas a más objetivos a largo plazo, tales como la elección de una nueva iniciativa empresarial, crecimiento, nueva gama de servicios, por ejemplo. Si crees que programar tu tiempo parece aburrido, piénsalo de esta manera: programar tus días y semanas (e incluso meses) con anticipación te ahorrará la necesidad de tomar decisiones con regularidad acerca de lo que harás después. Esto hará que las acciones que tome tu empresa sean más creatividad y orientadas, enfocándote siempre en el trabajo que le concierne a tu organización.