Combinación de estados de Órdenes de Compra en Dynamics AX

Introducción:

En el manejo de las órdenes de compra, dentro de Dynamics no queda claro para muchos usuarios los conceptos de los estados que se pueden manejar en las mismas, por lo que expongo los alcances y su significado en este blog.

Por principio de cuentas es necesario identificar dos orígenes de estado, el que es producto del proceso logístico y el que resulta del proceso de autorización jerárquica de un Workflow de la orden de compra para lo cual Dynamics AX maneja dos campos: “Estado” y “Estado de Aprobación”.

Estados del Proceso Logístico del pedido de compra = “Estado”

Un pedido de compra cambia a varios estados según se va avanzando en el proceso de compra, los cuales indican el progreso del pedido, indicando en qué etapa se encuentra el pedido de compra y se indica en el campo “Estado”.

Una de las configuraciones que se puede activar es el manejo de control de cambios para el proceso de las OC, lo cual implicara que una vez creada la orden se podrá modificar solicitando un cambio. 

Los Estados que puede transitar una OC son los siguientes:

·         Pedido abierto

·         Recibido

·         Facturado

·         Cancelado

Estados del proceso de aprobación = Estado de aprobación

Otra configuración que se puede activar en Dynamics AX es el Workflow de compras, lo cual nos permitirá manejar un flujo de aprobaciones para las órdenes de compra. Este estado de aprobación se indica en la cabecera de las OCs y pueden ser los siguientes:

·         Borrador

·         En Revisión

·         En Revisión externa

·         Rechazado

·         Aprobado

·         Confirmado

·         Finalizado

Los estados de aprobación se refieren al flujo de trabajo y su estado de aprobación, en relación a la ejecución del botón “ENVIAR”. El proceso se ve afectado con la función Gestión de Cambios.

Algunos estados son solo válidos cuando la gestión de cambios está activada.

Los estados se describen en la siguiente tabla.

Estados de “Proceso de aprobación”

Estado	Descripción	Existen transacciones de inventario	Utilizado sin gestión de cambios	Utilizado con gestión de cambios
Borrador	Estado del pedido mientras se crea el pedido de compra antes de hacer clic en el botón Enviar.	No	No	Sí
En revisión	Estado del pedido después de hacer clic en Enviar.	No	No	Sí
En revisión externa	El pedido ha sido delegado a otra persona para su autorización.	No	No	Si
Rechazada	El pedido fue rechazado durante el proceso de aprobación.	No	No	Si
Aprobadas	Estado del pedido después de la aprobación del flujo de trabajo Cuando no se utiliza la gestión de cambios, este será el estado predeterminado para el pedido. Las transacciones de inventario se crean cuando el pedido alcanza este estado.	Sí	Sí	Sí
Confirmado	Estado del pedido después de la confirmación del pedido de compra. Un pedido no puede ser Confirmado hasta que se haya Aprobado	Sí	Sí	Sí
Finalizado	El pedido se convierte en versión Final y no puede regresarse a ningún estado de aprobación, ni puede ser cambiado. El presupuesto es recuperado para las líneas que no hayan sido recibidas	Si	No	Si

Estados de “Proceso”

Estado	Descripción	Existen transacciones de inventario	Afectación Contable
Orden Abierta	Estado Inicial de la Orden de Compra/Pedido de Compra, Diario. Orden devuelta.. Cambiará el estatus cuando se reciba	No	No
Recibido	Estado que cambia al momento de registrar las mercancías en el Inventario.	Si	Si, provisión
Facturado	Estado que cambia cuando se registra la factura de proveedor.	No	Si, pasivo definitivo
Cancelado	Estado del documento cuando se ejecuta el botón de cancelar. Este botón se habilita cuando la OC está en estado de Aprobación.	No	No

Combinación de Estados

Una de las preguntas que tenemos en el proceso de compras es como se pueden combinar estos estados, por lo cual a continuación se muestra la siguiente tabla de “Estado” de proceso logístico contra “Estado de aprobación” del flujo de trabajo o workflow.

Los estados de Aprobación y Proceso se pueden combinar de acuerdo a la siguiente tabla a nivel cabecera:

Estado / Estado Aprobación	Descripción	Orden Abierta	Recibido	Facturado	Cancelado
Borrador	Estado del pedido mientras se crea el pedido antes de hacer clic en el botón “Enviar”	Si	Si	Si	Si
En revisión	Estado del pedido después de hacer clic en “Enviar”	Si	Si	Si	Si
En revisión extrema	El pedido de compra es delegado a otra persona para su revisión.	Si	Si	Si	Si
Rechazada	El pedido fue rechazado en el proceso de aprobación.	Si	Si	Si	Si
Aprobadas	Estado del pedido después de la aprobación del flujo del trabajo cuando no se utiliza la gestión de cambios, este será el estado predeterminado para el pedido. Las transacciones de inventario se crean cuando el pedido alcanza este estado.	Si	Si	Si	Si
Confirmado	Estado del pedido después de la confirmación del pedido de compra. Un pedido no puede ser confirmado hasta que se haya aprobado.	Si	Si	Si	Si
Finalizado	El pedido de convierte en versión final y no puede regresarse a ningún estado de aprobación, ni puede ser cambiado. Se libera el presupuesto de las líneas no recibidas y facturadas. Solo se finalizan las órdenes “Confirmadas” y estado “Facturado”	No	No	No	No

Dado las circunstancias de combinación que se ejecutan en paralelo para los estados estos pueden contribuir adicionalmente a identificar con facilidad el estado de un pedido de compra.

 Autor: Alejandro Torres

Colaborador: Enrique Alba

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