La importancia de tener un ERP actualizado y confiable en tu empresa

En los negocios como en la vida, la comunicación es fundamental. No sólo la comunicación interpersonal, sino también la comunicación que implica el intercambio de información por vía electrónica sin problemas entre departamentos dentro de una empresa. Cualquier falta de comunicación o la pérdida de datos pueden alterar significativamente las funciones y procesos, afectando negativamente a las operaciones comerciales.

Es por eso que las empresas implementan una metodología y con ella el Software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) qué les permite el intercambio de información mediante la integración de la información de los diferentes sistemas utilizados por el área de ventas, compras, planificación, inventario, marketing, finanzas, y el departamento de recursos humanos.

Un sistema ERP adecuado, permite a las empresas ofrecer una mejor visibilidad y conocimientos sobre el negocio, agilizando los procesos, reduciendo la duplicación de información, mejorando la gestión de clientes y ventas, ahorrando dinero y ofreciendo una base escalable para el crecimiento.

Te compartimos cinco maneras en que una empresa puede determinar si desea reemplazar su sistema ERP:

1.      La falta de Funcionalidad o Características: Si un sistema ERP no resuelve necesidades de negocio en una empresa, puede tener funcionalidad o características obsoletas o bien carecer de la tecnología y capacidad para gestionar un negocio en crecimiento.

Una empresa que utiliza un sistema que no se ha mantenido al tanto de las necesidades cambiantes del negocio no tiene la funcionalidad para operar de manera eficiente. Una empresa que no ha implementado características de vanguardia y funcionalidades que superen al mercado de los competidores deberá contemplar en la adquisición de nueva tecnología para los procesos y la implementación de sistemas más sofisticados.

2. Tecnología obsoleta en sus bases o infraestructura ERP: Un sistema ERP que cuente con una tecnología obsoleta, limita la capacidad de una empresa para ampliar las funciones a través de módulos y extensiones; hace complicado el acceso a los datos clave para la toma de decisiones en la empresa; requiriendo apoyo adicional del personal de TI o información de fuentes externas y posiblemente no actualizadas que se llevan en hojas de cálculo o diferentes medio.

3. No es posible personalizar el ERP para satisfacer las necesidades de la empresa: Una empresa que utilice un sistema ERP obsoleto no podrá ser capaz de configurar o integrar sus procesos para reflejar los cambios que se vayan generando, así como la incorporación de nuevas unidades de negocio para asegurar el cumplimiento y su retorno de inversión.

4. Mantenimiento y Soporte: Por lo general, las implementaciones de ERP de mayor edad son altamente personalizados, lo que significa una empresa estará en el gancho de grandes cantidades de dinero para apoyar y llevar adelante estas personalizaciones durante una actualización de software. Además, el proveedor del ERP original puede haber sido adquirido por otra empresa, que no es compatible con el sistema ERP o decide aumentar los costos de soporte y mantenimiento.

5. Fin de soporte del proveedor de ERP: Si un proveedor ya ha anunciado el fin del soporte para el sistema ERP que una empresa está utilizando, no habrá otra opción más que reemplazarlo. Muchas empresas siguen utilizando sistemas que no están actualizados y esto podría perjudicarles antes que ayudarles, ya que la empresa no continuará recibiendo revisiones, actualizaciones y parches de seguridad. Se podría tener malas experiencias debido a que pudiera haber fallos con falta de soporte y tener un tiempo largo sin solución, lo cual llevaría a tener menor productividad y al final pagar mayores costos de TI debido a que los apoyos gratuitos y de pago también se suelen terminar, teniéndose un problema.

Debido a que un sistema ERP es la columna vertebral vital de la empresa, una organización necesita una solución que proporciona la funcionalidad necesaria, fácil de operar y cómoda de usar, así como permitir  una ventaja competitiva. Si el sistema ERP de la empresa no está cumpliendo con estos objetivos, es el momento de buscar uno que si lo haga.

A continuación, te damos las principales razones por las que una empresa busca un nuevo sistema ERP:

1. Funcionalidad: Una de las mejores razones para que una empresa desee sustituir su sistema ERP actual, es que este no incluya todas las características y funciones necesarias para operar la empresa. Una empresa debe asegurarse de que cualquier solución que se tenga, cuente con las funcionalidades que se necesiten ahora y en un futuro.

2. Que la empresa quiera proyectar y ampliar su línea de negocio: Si una empresa tiene previsto ampliar su línea de negocio la solución ERP puede ser suficiente para lograrlo.

3. La tecnología no está actualizada: La tecnología de software cambia rápidamente. Y eso significa que las organizaciones necesitan un sistema ERP que siga el ritmo de las nuevas tecnologías para que puedan seguir siendo competitivos.

4. Ahorrar dinero: Las empresas que siguen confiando en hojas de cálculo y/o soluciones de escritorio están operando de manera ineficiente, y eso significa que probablemente están haciendo que los errores que puedan costar dinero. Si bien es cierto que las empresas tendrán que hacer algunas inversiones iniciales, a largo plazo podrán ahorrarse grandes cantidades de dinero.

5. La frustración con sistemas ineficientes: Los usuarios pueden convertirse fácilmente en usuarios frustrados cuando no tienen las aplicaciones que necesitan para que su trabajo se realice correctamente.

Posiblemente usted encuentre otras razones para realizar un cambio, lo más importantes es analizar en qué situación se encuentra las aplicaciones ERP con las que cuenta y tomar una decisión. Y recuerde “Si el sistema ERP de la empresa no está cumpliendo con estos objetivos, es el momento de buscar uno que si lo haga”